选购OA后不能忽略了文档管理

http://www.hwcentre.com/news/2013-01-11 14:56

  随着世界工业化高度发展,在国外渐渐掀起了电子政务的热潮,很多企业在日常办公逐渐向电子化管理转变,因此相应出现了一系列的与电子政务相关的管理软件。企业对管理软件的需求不断扩张,这类产品的出现受到了企业广泛热捧。电子化管理热潮的到来也为我国不少企业迎来了信息化管理的革命,但是我国的电子文件管理方面仍旧存在很大的漏洞。中国人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告结果显示,在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中,18.4%的单位没有留存任何电子文件,79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等。

  目前很多企业已经了解到了文档管理对企业管理的重要性,但是对文档管理系统却没有任何概念。文档管理系统没有引起企业的足够重视,甚至有的企业还以为文档管理系统就是OA,或文档管理系统是OA的一部分,这是一个非常大的误区。笔者将从两方面阐述:选择OA,为什么还要选择文档管理系统?

  

  一、为什么要选择文档管理系统?

  企业在运营过程中经常会出现硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题,就必须要借助文档管理软件。

  文档管理软件都有什么功能呢?笔者用较为常见的致得E6协同文档管理软件 举例,其功能就是主要针对于企业文档的管理,有版本控制、权限管理、纸质文档电子化管理、全文搜索、存储备份、文档审计、多媒体支持、CAD工程图预览、远程协同办公、审批流程等功能,能够满足企业对文档管理的主要需求。对于企业管理而言占据着举足轻重的地位。